ホウ、レン、ソウの原理・原則

コラム

ホウ(報告)、レン(連絡)、ソウ(相談)

基本的なことで当たり前なことなのだが、きちんとできていない人が多いこの「ホウ、レン、ソウ」。

上司への報告が遅いと小さなミスも手遅れになり大きなミスになってしまう。

職場の環境から報告しやすい雰囲気と仕組みづくりが重要だ。

基本の「ホウ、レン、ソウ」を復習しよう。

報告のチェックポイント
・いつまでに、どんな報告がされるべきか、つかんでいるか。

・報告の様式はしめしているか。

・問題のあることから報告させているか。

・自分がいないときは、どこに報告すればよいか、示しているか。
連絡のチェックポイント
・いつでも連絡のとれるホットライン・システムがあるか。

・日常の定期連絡時間を決めているか。

・連絡帳のような、相互連絡が確実にできる方法を工夫しているか。
相談のチェックポイント
・必要なときに気軽に相談できる雰囲気をつくっているか。

・日報などに書かれた相談事項に答えているか。

・相談しにくそうなときには、こちらからチャンスをつくってあげているか。

必要な情報を上司・部下に伝えないメンバーには

■まずはこちらから聞いてみよう

何かにつけ連絡の悪い部下がいる。指示したことがどうなっているのか一向に分からない。納期を過ぎているのに、平気な顔をしている。

こんな場合困った奴だといらいらしても始まらない。こちらからどんどん催促するしかない。面倒だが、あの件はどうなったかと聞くことだ。

■伝えなければならない仕組みをつくる

さらに催促しなくとも情報伝達ができる社内システムを作り上げておくことも大切だ。日報、週報、月報は本当に活かされているだろうか。その情報があっても上司がチェックしていなくては意味が無いし、上司がみていなくては情報を提供する張り合いも無い。

情報が伝達されないと嘆く前に、あなたが本当に情報を求めているという姿勢を部下に示しているかどうか、反省してみる必要がある。

■情報は悪いことから先に

特に徹底しなければならないのは、情報の提供の仕方である。上手くいったこととか、とかく耳障りのいい情報は放っておいても入ってくる。

重要なのは問題情報、悪い情報である。連絡の悪い部下ほど、このような情報の伝達が遅れる。悪い情報ほど速やかに報告するよう徹底させよう。そのためには、報告しやすい雰囲気やムード作りも忘れてはならない。